WooCommerce einrichten Teil 7 – E-Mail-Versand und -Templates

WooCommerce eMails

Egal ob es um die Bestellabwicklung oder die Verwaltung des Kundenaccounts geht: Die Käufer deines WooCommerce-Shops erhalten zahlreiche E-Mails. Wie sich diese gestalten lassen und worauf du inhaltlich achten musst, das zeigt dir Teil 7 unserer Beitragsserie.

Über die E-Mail-Optionen von WooCommerce (Siehe -> WooCommerce -> Einstellungen -> E-Mails) kannst du grundlegende Einstellungen für die einzelnen Vorlagen vornehmen. Auch die Templates selbst, also das Erscheinungsbild und die enthaltenen Texte, lassen sich anpassen, dazu jedoch später mehr.

Ein wichtiger Hinweis vorweg: In Deutschland und Österreich gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, was einzelne E-Mails von Onlineshops an ihre Kunden enthalten müssen. Das betrifft rechtlich relevante Informationen wie beispielsweise:

  • Die Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
  • Widerrufsinformationen
  • Angaben zu Zahlungsarten, Versandkosten und Lieferung
  • Das Impressum

In der deutschsprachigen Übersetzung von WooCommerce sind diese Vorlagen nicht integriert. Idealerweise wendest du dich an einen Anwalt, um die Texte zu erstellen, da deren Formulierung von der Art deines Shops und deiner Produkte abhängt. Dann kannst du diese in die einzelnen Templates integrieren.

Alternativ nutzt du unser Plugin WooCommerce German Market, das dich mit enstprechenden Vorlagen unterstützt und diese – wo notwendig – automatisch in die WooCommerce-E-Mails einbindet. Aber auch dann solltest du dich rechtlich beraten lassen, um mit deinem Onlineshop auf der sicheren Seite zu sein.

Die generellen Einstellungen

E-Mail Einstellungen
Die E-Mail Einstellungen von WooCommerce
  • Über „Von“-Name und „Von“-E-Mail-Adresse legst du fest, in welchem Namen und mit welcher Absenderadresse die E-Mails verschickt werden.

    Hinweis: WooCommerce verwendet für den E-Mail-Versand die Standard-WordPress-Funktion wp_mail(). Sollte der Versand aus deinem Shop nicht klappen, so liegt meist ein Server-Problem vor. Siehe die Hinweise hier und hier (im zweiten Blogbeitrag auch in den Kommentaren).

  • Willst du den Header-Bereich deiner Shop-E-Mails personalisieren, dann kannst du unter Kopfzeilenbild (Header) (im Abschnitt „E-Mail-Template“) ein entsprechendes Bild hinterlegen. Falls dieses bereits auf deinem Webserver hinterlegt ist, muss hier lediglich die Bild-URL eingetragen werden. Andernfalls nutzt du den Upload-Link „WordPress Mediathek“ rechts neben dem Eingabefeld. In den Standardvorlagen von WooCommerce beträgt die ideale Breite des Headerbildes 600 Pixel, da dieses nicht automatisch skaliert wird.
  • Mittels E-Mail-Fußzeilentext lässt sich der Footer-Text deiner Nachrichten anpassen, dort wird normalerweise das Impressum angezeigt. Um den individuellen Footer zu aktivieren, muss gleichzeitig die Option E-Mail Footer Text verwenden ausgewählt sein. Wichtig: Nutzt du unser Plugin WooCommerce German Market (WGM), so wird in diesem Fall das von WGM zugesteuerte Impressum nicht mehr automatisch integriert. Dieses musst du dann also manuell in den Fußzeilentext eingeben und dort aktuell halten.

Tipp: Wie sich die Optionen auf die E-Mail-Vorlage von WooCommerce auswirken, das kannst du jederzeit über den Link „Klicken Sie hier zur Vorschau Ihrer E-Mail-Vorlage“ überprüfen. Dieser befindet sich direkt am Anfang des Abschnitts „E-Mail-Template“.

Die letzten vier Felder dienen dazu, die Grundfarben deiner E-Mails zu verändern, unter anderem die Hintergrund- und Textfarbe:

E-Mail-Farben
Die Felder zur farblichen Gestaltung der E-Mails

Die Farben werden dabei im HTML- bzw. im hexadezimalen Format eingegeben. Hier findest du ein kleines Online-Tool zur Bestimmung der Codes.

Anpassung spezifischer Vorlagen

Ganz oben auf der E-Mail-Optionsseite von WooCommerce findest du die Links zu einzelnen Vorlagen wie „Neue Bestellung“, „Bestellung in Bearbeitung“, „Kundenrechnung“ etc. Dort lassen sich die Optionen weiter anpassen. Es handelt sich dabei sowohl um Nachrichten, die an deine Kunden gehen, als auch um Status-E-Mails für dich (zur logistischen Abwicklung der Bestellungen).

Hinweis: Wie der Inhalt deiner E-Mails konkret aussieht, das hängt von zahlreichen Einstellungen in WooCommerce ab, etwa von den Bezahloptionen. Aber auch WooCommerce-Erweiterungen greifen in diesen Prozess ein, so wie unser Plugin WooCommerce German Market rechtlich relevante Hinweise integriert. Du solltest deinen Bestellprozess deswegen intensiv und mit allen möglichen Varianten testen. Nur so lassen sich die resultierenden E-Mails final überprüfen, bevor diese an die Kunden geschickt werden.

Hier ein Überblick über die einzelnen E-Mails und deren Einstellungsmöglichkeiten:

Neue Bestellung

Diese Benachrichtigung erhältst du, sobald eine Bestellung eingeht. Sie informiert dich über die Art und Anzahl der bestellten Produkte, die Angaben zum Kunden, die Rechnungsadresse sowie die Zahlart.

  • Über Aktivieren/Deaktivieren lässt sich der Versand dieser E-Mail einschalten bzw. unterbinden. Die Option findet sich bei allen Vorlagen wieder. Bitte beachte hierbei die rechtlichen Aspekte, die dich zum Versand einzelner Kunden-Nachrichten verpflichten.
  • Die Empfänger-E-Mail-Adresse für diese Nachricht lässt sich individuell festlegen, etwa wenn dein Shop von einem Team betrieben wird. Auch mehrere Empfänger lassen sich definieren (jeweils mit Komma getrennt).
  • Mittels Betreff passt du die Betreffzeile der Nachricht an. WooCommerce lässt hierbei die Verwendung von Variablen zu – das ist sehr hilfreich für einen möglichst effizienten Bestellablauf. Ein Beispiel: Der Shortcode {order_number} integriert die Bestellnummer in den Text.

    Tipp: Daneben gibt es noch {order_date} für das Bestelldatum und {site_title} für den Seitentitel bzw. Shop-Namen deines Portals. Wie sich weitere Shortcodes und Variablen integrieren lassen, das zeigt dieser Eintrag im WooThemes-Supportforum.

  • Die E-Mail-Kopfzeile definiert die Überschrift innerhalb der E-Mail.
  • Der E-Mail-Typ bestimmt, mit welchem Format deine Shop-E-Mails verschickt werden. Mögliche Optionen sind HTML, Klartext oder Multipart.

Bestellung in Bearbeitung

Die Nachricht enthält die Details der Bestellung, sie geht als Eingangsbestätigung an deine Kunden. Gegebenenfalls – beispielsweise bei der Bezahlart „Überweisung“ – sind entsprechende Zahlungsanweisungen automatisch mit integriert. Ansonsten lassen sich die Optionen analog zur E-Mail „Neue Bestellung“ anpassen.

Bestellung abgeschlossen

Diese Bestätigungs-E-Mail geht an den Kunden, sobald du die zugehörige Bestellung in WooCommerce als „abgeschlossen“ markierst. In der Regel setzt du diesen Status, wenn du die Bestellung verschickt hast.

  • Betreff (herunterladbar): Wenn rein digitale Produkte im Warenkorb enthalten sind, verschickt WooCommerce die „Bestellung abgeschlossen“-E-Mail mit dem hier hinterlegten Betreff. Bei einer Mischung aus normalen und digitalen Produkten gilt der Standard-Betreff. Deswegen taugt dieses Instrument nur bedingt zur inhaltlichen Steuerung der unterschiedlichen Lieferszenarien.
  • Das gleiche gilt für E-Mail Kopfzeile (herunterladbar).

Kundenrechnung

Auch bei der Rechnung, die an den Kunden verschickt wird, lassen sich zwei unterschiedliche Betreffzeilen bzw. Kopfzeilen zusteuern. Muss der Kunde erst noch bezahlen, etwa bei der Bezahlmethode Überweisung, dann werden die ersten beiden Standardfelder E-Mail-Betreff sowie E-Mail-Kopfzeile in die Kundenrechnung integriert. Ist der Bezahlvorgang jedoch abgeschlossen, so wie bei Kreditkartenzahlung, PayPal mit Sofortzahlung oder SOFORT Überweisung, dann greifen die Inhalte der beiden Felder E-Mail-Betreff (bezahlt) und E-Mail-Kopfzeile (bezahlt).

Ebenso lassen sich – wie zuvor bereits beschrieben, die Variablen {order_number}, {order_date} und {site_title} einfügen. Du kannst auch die in den Feldern hinterlegten Einträge anpassen, dort sind die Variablen bereits integriert.

Kundennotiz

In der Bestell-Verwaltung von WooCommerce (unter -> WooCommerce -> Bestellungen) kannst du in der rechten Sidebar unter dem Punkt „Bestellnotizen -> Notiz hinzufügen“ eine Nachricht an den Kunden erstellen. Sie wird ihm dann als E-Mail zugeschickt:

WooCommerce Kundennotiz
Den Kunden aus WooCommerce heraus benachrichtigen

Diese Möglichkeit ist nur wenigen Shopbetreibern bekannt. Mit ihr lassen sich – direkt aus WooCommerce heraus – individuelle Nachrichten an den Kunden der jeweiligen Bestellung schicken, ohne jedes Mal in ein E-Mailprogramm zu wechseln und individuell zu schreiben. Das spart viel Zeit. Die Auswahlbox muss hierzu auf „Kundennotiz“ gestellt werden (siehe Screenshot oben).

In der zugehörigen E-Mail-Vorlage kannst du den Betreff sowie die Kopfzeile der Benachrichtigungen individuell anpassen.

Passwort zurücksetzen und Neues Konto

Kunden mit einem Kundenkonto können ihr Passwort zurücksetzen bzw. ein neues anfordern, falls sie dieses vergessen haben. Die entsprechende E-Mail lässt sich hier rudimentär anpassen. Das gleiche gilt für den Fall, dass ein Neues Konto erstellt wird.

Anpassung direkt in den E-Mail-Templates

Um die E-Mails deines Shops über die hier geschilderten Optionen hinaus anzupassen, musst du die jeweiligen Templates überschreiben und bearbeiten. Dazu sind erweiterte Kenntnisse in HTML, CSS und PHP notwendig. Alternativ kannst du das Plugin E-Mail Designer für WooCommerce hierfür verwenden.

Hinweis: Vorab müssen die Templates von WooCommerce – verfügbar im Plugin-Unterordner woocommerce/templates/emails/ – in dein Theme bzw. Child-Theme kopiert werden (dort in dein-theme/woocommmerce/emails/). Generell lohnt es sich, für diese und ähnliche Zwecke mit einem Child-Theme zu arbeiten. Wie du ein solches anlegst, das zeigen wir dir in dieser Anleitung.

Es gibt zwar einige WooCommerce Extensions, welche die E-Mail-Funktionalität erweitern (siehe hier), die meisten davon sind jedoch nicht auf den deutschsprachigen Raum hin angepasst, etwa was rechtliche Vorgaben anbelangt. Spannend lediglich:

  • Das kostenpflichtige Plugin Email Attachments: Damit kannst du – wie der Name bereits verrät – Dateianhänge an einzelne E-Mail-Vorlagen anhängen (Das Tool wurde nicht von uns überprüft).
  • WooCommerce Email Validation – eine kostenfreie Erweiterung – überprüft die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse auf Gültigkeit. Zumindest die wichtigsten Kriterien werden dabei validiert.

Falls du weitere Möglichkeiten kennst, wie sich der E-Mail-Prozess in WooCommerce optimieren lässt, dann freuen wir uns über deinen Kommentar.

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Redakteur bei MarketPress. Blogger aus Leidenschaft, Corporate Blog & Content Marketing Trainer, Buchautor (u.a. "Blog Boosting"). Mit-Organisator des WP Camp Berlin.

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Kommentare

16 Kommentare

  1. #1

    Hallo,

    Danke für den Beitrag. Ich habe das WGM Plugin in einem Onlineshop zu laufen. Mein Kunde möchte nicht das komplette Impressum in die Bestellbestätigungs E-Mail integriert wissen. Leider kann ich dies trotz aktiviertem Haken bei “E-Mail Footer Text verwenden” nicht herausbekommen. Woran kann das liegen? Ich bin für jede Hilfe dankbar.

  2. #3

    Hallo,

    weiß jemand wie man eine Email, die automatisch nach Kauf versendet wird, bearbeitet? Wo ich schreiben kann z.B “Herrzlichen Glückwunsch bla bla bla”

    Wo wird das grundsätzlich gemacht? Bei WooCommerce kann man ja nur die Einstellungen für die Email einstellen aber nicht den Inhalt soviel ich weiß.

    • #4

      @Albert Die Inhalte der E-Mails werden teils über deren Templates zugesteuert. Schau mal in WooCommerce → Einstellungen → E-Mails, da kannst du die Templates wenigstens ansehen. (Vorsicht bei der Funktion „Template ins Theme kopieren“, damit könntest du evtl. bestehende Dateien überschreiben!)

  3. #5

    Eine Frage dazu: Muss rechtlich gesehen eine “Bestellung abgeschlossen”-Email verschickt werden? Oder kann man die auch weglassen?
    Diese sieht der ersten E-Mail sehr ähnlich und verwirrt daher einige meiner Kunden.

    • #6

      @Daniel: Wir orientieren uns mit unserer eigenen Lösung an Hinweisen unseres Fachanwalts. Wir können jedoch keine Rechtsberatung geben. Im Zweifelsfall solltest du diesen Punkt noch einmal selbst mit einem geeigneten Anwalt abklären.

      • #7

        Wie sieht denn eure Lösung aus? Bzw.: Heißt das also, dass rechtlich gesehen es sicherer / besser ist, wenn neben der ersten Bestellbestätigung auch eine “Bestellung abgeschlossen”-Email verschickt wird?

      • #9

        du wirst von Marketpress wohl nie eine handfeste Information erhalten, geschweige denn guten Support. Von Lösungsansätzen will ich gar nicht mehr reden. Ich habe mir mit denen schon so viele Probleme eingehandelt dass ich knapp vor’m Abspingen bin – soll heissen: back to the roots, weg mit dem verkrampften Pseudo-Herum-Workarounden mit Woocommerce und sogenannten Erweiterungen (die für GSA ohnehin nicht brauchbar, spricht viel zu aufwändig für Adaptierungen sind) – hin zu einem soliden Shop, der vom Scratch weg “fliegt”. Hatte gute Erfahrungen mit JTL Shop und Shopware. Keine Ahnung, welcher Teufel mich da geritten hat, bei einem Kundenprojekt mit WooCommerce und German Market zuzusagen… Aber wie gesagt, langsam wird’s mir echt zu blöd. Viel Arbeit weg, ich weiß, aber besser man hat eine solide Lösung (die auch anständig aktualisiert und supported wird) als so etwas Dilettantisches.

  4. #8

    Habe eine Frage, wenn jemand Bestellt geht ja automatisch ein Email raus, nun habe ich aber das Problem wenn ich im backend auf Zahlung ausstehend klicke der Kunde bezahlt und ich wieder zurück switchen möchte zu “Bestellung in Bearbeitung” bekommt der Kunde wieder ein Mail (welches so aussieht wie das allererste Mail nach der Bestellung) kann man dieses Ausschalten? Ich habe es nur geschafft beide auszuschalten aber das möchte ich natürlich nicht, nach der Bestellung soll schon ein Mail raus. Dann habe ich ebenfalls das Problem wenn ich auf den Status “Bestellung fertiggestellt” stelle bekomme Ich ein Mails als wäre es eine Bestellung, kann man dieses auch abstellen? Hab da echt noch nicht den überblick bekommen. Die Emails konnte ich ohne Probleme Anpassen – aber wie ich die Emails einstelle wenn was versendet werden soll krieg ich einfach nicht hin….
    Wäre froh über ein par Tips 😉
    Danke euch schonmal

  5. #10

    Hallo zusammen,

    ich habe bei einem Kunden das Problem, dass die Bestellbestätigungs-Mail sofort an den Kunden verschickt wird, sobald PayPal oder Wirecard angeklickt wird.
    Das ist zu früh für meine Begriffe.
    Diese Mail sollte erst verschickt werden, wenn der Kunde tatsächlich den Bezahlprozess durchlaufen hat. Sprich: wenn der Flow bei PayPal und bei Wirecard komplett durchlaufen ist.
    Oder ist das standardmäßig so? Ich finde nämlich nicht´s im Backend, wo ich das einstellen könnte.

    Danke für Eure Hilfe!

    • #11

      Hi Felix

      Also normalerweise sollte das Mail schon erst raus wenn der Bestellprozess durchgelaufen ist. Meiner Meinung nach kann dies auch nicht angepasst werden? Oder ich wüsste nicht wo im Backend? 😉
      Kann dir nicht wirklich weiterhelfen sorry.

      LG
      Nicole

  6. #12

    Ich habe eine Frage betreffend des Bestätigungsmails von Woo Commerce. In der alten Version konnte ich problemlos im Backend den Text anpassen (wie von euch oben beschrieben) , nun gab es das Update und nun sieht das Ganze wohl etwas anders auf. Ich bin deshalb auf der Suche nach einem Tipp, wie ich den Text des Bestätigungsmails verändern kann. Ich bin froh über jegliche hilfreichen Ratschläge 🙂

    LG Rahel

    • #13

      Nachdem ich auch vor dem Problem stand und nicht bei jedem Shop die PHP Templates für alle Mails umschreiben wollte habe ich ein Plugin dafür geschrieben. Es ist zwar kostenpflichtig, aber die Zeitersparnis rechtfertigt dies meiner Meinung nach. Außerdem ist keinerlei Programmierung nötig, weshalb das Plugin auch für die Do-It-Yourself Zielgruppe geeignet ist.
      WP HTML Mail WooCommerce

  7. #14
    antonundsophie

    Hallo,
    ich versuche verzweifelt, den deutschen Text der automatisch ausgehenden EMails zu verändern. Die Texte, die an die Kunden rausgehen, sind durch die automatische Übersetzung gruselig… Der Support hat mir das Plug In Loco Translate empfohlen, mit dem ich die Texte “bequem aus dem Backend bearbeiten kann”… Geht aber nicht 🙁 Die oben beschriebenen Einstellungen der Emails sind mir alle klar, aber ich komme nicht an die eigentlichen deutschen Texte dran. Das kann doch nicht sein?! Kann mir da jemand helfen bitte bitte bitte???

  8. #16

    Es gibt nun auch ein Plugin, um die E-Mail-Templates von WooCommerce anzupassen: https://marketpress.de/2016/plugin-email-designer-woocommerce/

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