Warum sich der Einsatz eines ERP Systems auch für kleine Händler lohnen kann

ERP

Die eCommerce-Branche ist eine der am schnellsten wachsenden Brachen überhaupt. Über eine Million Onlineshops basieren auf dem bekannten WooCommerce-System. Um dieses optimal unterstützen zu können, verwenden viele Onlinehändler zudem eine ERP-Lösung. Aber wofür benötigt man heutzutage noch ein ERP-System? Ein Gastbeitrag von Max Ager, Actindo.

Viele Schritte, wie Bestellungen abzuwickeln, die Produktpflege und die Verwaltung des Versands, kann ein Shopsystem selbst übernehmen. Also warum ein Warenwirtschaftssystem anbinden? Und welche Prozesse übernimmt dieses? Wenn ein ERP-System mit WooCommerce verbunden wird, ist Ersteres immer das führende System. Der Onlineshop ist in dieser Verbindung dann lediglich die Verkaufsplattform, welche die Artikel nach außen hin für die Kunden präsentiert. Das Warenwirtschaftssystem übernimmt die komplette Verwaltung hinter einem Onlineshop und wickelt alle kaufmännischen Prozesse im Backend ab.

Trotz der fortschrittlichen und modernen IT-Landschaft, in welcher wir mittlerweile leben, ist es nicht selten noch die Realität, dass Onlinehändler mit einer Vielzahl an unterschiedlichen, nicht vernetzten Systemen arbeiten. Erstaunlicherweise setzen viele kleine bis mittlere Unternehmen sogar noch immer auf Excel-Tabellen, anstatt auf ein integriertes ERP System. In den meisten Fällen macht es jedoch bereits ab der Unternehmensgründung Sinn, auf ein standardisiertes ERP System zurückzugreifen, um gewisse Prozesse automatisiert durchführen zu lassen. Die Anzahl der Bestellungen ist hier noch überschaubar, jedoch wird der Aufwand bei steigendem Umsatz kontinuierlich mehr und eine System Einführung in fortgeschrittenem Unternehmenszustand deutlich komplexer. Ist das ERP System jedoch seit Beginn im Unternehmen, kann dies in den meisten Fällen flexibel mitwachsen.

Omni-Channel – One Solution

Eine enge Abstimmung zwischen den einzelnen Absatzkanälen macht eine mühsame und zeitintensive Daten- und Bestandpflege in einem zentralen System deutlich einfacher. Ist der Online-Shop nicht direkt an ein zentrales System angebunden, bleibt den Händlern nichts anderes übrig, als die nötigen Daten doppelt zu pflegen – oder zahllose Im- und Exporte durchzuführen. In beiden Fällen bedeutet dies einen enormen Mehraufwand und große Fehleranfälligkeit.

Die Vermeidung dieses Mehraufwandes ist aber nicht der einzige Vorteil der Integration eines ERP Systems in die bestehenden Geschäftsstrukturen. Sie sorgt auch dafür, Überverkäufe zu vermeiden und sämtliche Verkaufskanäle in einer Lösung integriert abzubilden. Ein ERP System sollte hier als zentrale Plattform dienen, welche die Bestands- und Warenänderung an alle „Touchpoints“ in Echtzeit meldet. So ist sichergestellt, dass potenzielle Kunden ein positives Einkaufserlebnis haben und nicht etwa durch ungültige Bestände oder ausverkaufte Waren negative Erfahrungen machen.

Insbesondere auf Seiten des ERP-Systems ist die Bereitstellung medienneutral verwendbarer Artikelinformationen durch ein integriertes PIM-System (Product Information Management) – inklusive Beschreibungen, Artikelbildern und multimedialen Inhalten – ein oftmals unterschätzter Punkt. Ein Kundenbindungsprogramm ist nur dann sinnvoll und möglichst effektiv, wenn das Kundenprofil aus seinem Kaufverhalten in allen verfügbaren Kanälen erstellt wird.

Ein ERP-System als zentrale Schnittstelle
Ein ERP-System als zentrale Schnittstelle

Dadurch, dass Daten nicht doppelt erfasst werden müssen, oder durch Im- und Exporte verändert oder zerstört werden können, entstehen keine Übertragungsfehler oder Inkonsistenzen. Alle Daten sind in einem System. Rechnungen werden vollständig und korrekt erstellt, da alle Positionen direkt übernommen werden und das Controlling bekommt keine widersprüchlichen Angaben zu einem Sachverhalt.

Nicht nur durch konsistente Datensätze, sondern auch durch die generelle Einführung eines ERP Systems werden Workflows und IST-Prozesse auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig mit gängigen Used-Cases sowie einer vom Gesetzgeber geforderten Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten.

Durch diese vernetzte Arbeitsweise mit konsistenten Daten und vorgegebenen Workflows lassen sich vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen aus den einzelnen Unternehmensbereichen flexibel und aussagekräftig auswerten. Anstatt hier zeitraubend und manuell in Excel-Tabellen aus allen Kanälen die aktuellen Zahlen zu suchen und mit großem Fehlerrisiko zusammenzutragen, liefert ein ERP System automatisierte Echtzeit-Daten.

Kostenvorteil durch Cloud Software

Eine große Anzahl an Angeboten für ERP Systeme ist mittlerweile auf dem Markt verfügbar. Händler sollten jedoch darauf achten, sich für eine Cloud-Lösung zu entscheiden, da diese Art der Software einiges an Vorteilen mit sich bringt. Die Datensicherheit wird bei seriösen Anbietern großgeschrieben und durch eine Vielzahl an Zertifizierungen und Bescheinigungen unterstrichen. Die Angst, seine Daten durch eine Cloud Lösung aus der Hand zu geben, ist somit unbegründet.

Ein weiterer großer Vorteil einer cloudbasierten ERP Software ist die Einsparung nicht zu vernachlässigender Kosten. Neben Ressourcen ist auch Budget für Server, Hard- und weitere Software nicht zu unterschätzen, obwohl man als Händler vor allem eins tun sollte: Sich um den möglichst erfolgreichen Verkauf seiner Produkte zu kümmern und sich nicht zusätzlich noch mit Servern, Hardware und Updates beschäftigen zu müssen. Durch eine SaaS-Lösung sind Systemupdates inkludiert, weitere Hardwarekosten fallen nicht an und man spart nebenher noch eine Menge an eigenen Ressourcen und Nerven.

Du hast Fragen zu den Vor- und Nachteilen einer ERP-Lösung? Oder zur Integration von Actindo an WooCommerce? Dann stelle diese gerne in den Kommentaren.

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Max Ager ist Partner Relationship Manager bei der Actindo AG. Dort betreut er sämtliche Partnerschaften, sowohl auf Agentur- als auch auf technologischer Seite. Am meisten an der eCommerce-Branche reizt ihn die Schnelllebigkeit und die ständige Veränderung der Angebote und Dienstleistungen.

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