Einstellungen Ausgangsbelege

Permalink Allgemeine Schnittstelleneinstellungen

In diesem Untermenü kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

• Ob Belege als Entwurf gesendet werden sollen
• Welche Steuerbedingungen gelten sollen
• Für welche Bestellstatus in WooCommerce eine Übertragung zu Lexware Office erlaubt ist
• Kontaktbezogene Einstellungen

Jede Einstellung wird im Menü durch einen Beschreibungstext näher erläutert.

Permalink Automatische Übertragung

Im Untermenü “Automatische Übertragung” kannst du festlegen, dass deine WooCommerce-Bestellungen und -Rückerstattungen automatisch, ohne manuelles Eingreifen, an Lexware Office übermittelt werden.

Mit der Einstellung “Bestellstatus” wählst du die Status aus, bei denen eine automatische Übertragung stattfinden soll. Sobald eine Bestellung einen der ausgewählten Status erreicht und bisher noch keine Übertragung zu Lexware Office erfolgt ist, wird die Übermittlung zu diesem Zeitpunkt ausgelöst. Beispiel: Du hast die Status “Abgeschlossen” und “In Bearbeitung” ausgewählt. Wechselt eine Bestellung von “In Wartestellung” zu “Abgeschlossen”, wird sie als Rechnung an Lexware Office übertragen. Beachte, dass du hier nur die Status auswählen kannst, die du zuvor im Untermenü “Allgemeine Schnittstelleneinstellungen” unter “Erlaubte Status für Übertragung” definiert hast.

Wenn du die Option “Rückerstattungen” aktivierst, werden ausgeführte Rückerstattungen automatisch als Rechnungskorrekturen an Lexware Office gesendet.

Ist die Einstellung “Übertrage die Bestellung vor der Rückerstattung” aktiviert, wird vor der Übermittlung der Rückerstattung überprüft, ob die zugehörige Bestellung bereits an Lexware Office übertragen wurde. Falls dies nicht der Fall ist, erfolgt zuerst die Übertragung der Bestellung als Rechnung, bevor die Rückerstattung als Rechnungskorrektur übermittelt wird.

Permalink Rechnungsdokument

Hier findest du Einstellungen, welche das Rechnungsdokument in Lexware Office beeinflussen. Du hast die Möglichkeit, den “Belegtitel“, den “Einleitungstext“, die “Bemerkung” sowie die “Standard-Zahlungsbedingungen” individuell festzulegen.

Anstelle der “Standard-Zahlungsbedingungen” kannst du für jede in WooCommerce definierte Zahlungsmethode eine individuelle Zahlungsbedingung festlegen. Die Zahlungsmethoden findest du unter “WooCommerce -> Einstellungen -> Zahlungen“. Wählst du eine Zahlungsmethode aus, erscheint im Menü auch die Einstellung “Zahlungsbedingung für Lexware Office-Rechnung“. In diesem Textfeld kannst du eine Zahlungsbedingung eintragen, die ausgegeben wird, wenn die Bestellung mit dieser Methode bezahlt wurde. Lässt du das Feld leer, wird der Text aus den “Standard-Zahlungsbedingungen” ausgegeben.

Im Untermenü “Rechnungsdokument” kannst du außerdem die Felder “Überschrift Versand” und “Überschrift Gebühren” ausfüllen. Wenn du einen Text im Feld “Überschrift Versand” hinterlegst, wird dieser auf der Rechnung in Lexware Office über der Versandposition angezeigt (sofern ein Versand in der Bestellung enthalten ist). Analog geschieht dies für Gebühren. Falls keine Texte eingetragen sind, wird keine zusätzliche Zeile für die Überschrift ausgegeben. Ohne Überschriften sieht das Dokument zum Beispiel folgendermaßen aus:

Wenn Überschriften definiert wurden, sieht die Ausgabe beispielsweise so aus:

Im Bereich “Dokumenteinstellungen” kannst du mit der Einstellungen “Drucklayout” eines der in Lexware Office von dir erstellten Layouts für Rechnungen auswählen.

Ist die Einstellung “Zeige Rabatte” deaktiviert, werden die Artikelpreise aus WooCommerce-Bestellungen nach Anwendung des Rabatts an Lexware Office gesendet. Ist die Einstellung aktiviert, werden die Preise vor der Anwendung des Gutscheins gesendet und der Rabatt wird explizit mitgesendet. Der Rabatt wird immer als Prozentsatz an Lexware Office gesendet, Lexware Office errechnet den Preis dann selbst, nachdem der Rabatt angewendet wurde. Beispiel: Ein Produkt kostet im WooCommerce-Shop 10,00 Euro inkl. MwSt. und es wird anschließend ein Gutschein in Höhe von 10% angewendet, sodass der Bruttopreis des Artikels in der Bestellung 9,00 Euro beträgt. Ist die Einstellung deaktiviert, erhält man folgende Ausgabe in der PDF von Lexware Office:

Ist die Einstellung aktiviert, ist die Ausgabe wie folgt:

Weiterhin kannst du jeweils aktivieren bzw. deaktivieren, ob nach dem Artikelnamen die Artikelnummer, die GTIN, Meta-Daten und die Produktkurzbeschreibung angezeigt werden.

Permalink Rechnungskorrekturdokument

Wenn du Rückerstattungen aus WooCommerce an Lexware Office überträgst, wird eine Rechnungskorrektur erstellt. In diesem Menü kannst du, analog zu den Einstellungen für das “Rechnungsdokument” (siehe oben), die Texte und Dokumenteinstellungen für die Rechnungskorrekturen festlegen.

Permalink PDF-Dateien

Dieses Menü wird nur angezeigt, wenn die Option “WooCommerce -> German Market -> Lexware Office -> Allgemeine Schnittstelleneinstellungen -> Entwurfs-Modus” deaktiviert ist.

In diesem Menü kannst du die Dateinamen für die von Lexware Office geladenen Rechnungs- und Rechnungskorrektur-PDFs festlegen. Zudem hast du die Möglichkeit, auszuwählen, an welche WooCommerce-E-Mails die PDF-Dateien angehängt werden sollen.

Darüber hinaus kannst du hier einstellen, ob die PDF-Dateien aus Lexware Office deinen Kunden auf ihrer “Mein Konto”-Seite zur Verfügung gestellt werden.