Anleitung: Organisation von Bestellungen in WooCommerce

WooCommerce-Bestellungen

Du möchtest deinen Onlineshop so organisieren, dass deine Kunden möglichst schnell und zielführend bedient werden? Dann solltest du den Bestellprozess von WooCommerce gut kennen. Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten dieser bietet.

Unter → WooCommerce → Bestellungen in deinem WordPress-Dashboard sind alle eingehenden Order gelistet. Dort verwaltest du auch den jeweiligen Bestellstatus. Dieser entscheidet darüber, ob eine Bestellung noch bearbeitet werden muss, bereits bezahlt ist, als abgeschlossen markiert werden kann etc. – auf diese Weise organisierst du gleichzeitig dich und deinen Onlineshop.

Hinweis: Dieser Beitrag ergänzt unsere WooCommerce-Einsteigerserie. Falls du dich zunächst in das beliebte Shopping-System auf WordPress-Basis einarbeiten willst, findest du hier weitere Anleitungen (im Text selbst und am Ende des Beitrags). Wie man WooCommerce installiert, verraten wir dir hier.

Der Status wird teilweise händisch von dir gesetzt, in anderen Fällen erfolgt dies automatisch durch WooCommerce oder durch Schnittstellen-Plugins. Beispielsweise dann, wenn ein Zahlungseingang automatisiert zugewiesen werden kann. Einzelne Status-Angaben lösen weitere Aktionen aus, etwa den Versand bestimmter E-Mails (siehe hier). Von daher solltest du mit den nachfolgend beschriebenen Prozessen und Arbeitsweisen gut vertraut sein, bevor du mit deinem Onlineshop live gehst. Am besten lässt sich dies über eigene Testbestellungen in einem separaten Testsystem bewerkstelligen.

Bestellstatus und Übersicht der Bestellungen

WooCommerce unterscheidet zwischen folgenden Bestellstatus, die von zentraler Bedeutung für das tägliche Arbeiten mit dem Shop sind:

  • Zahlung ausstehend: Eine Bestellung ist eingegangen, sie wurde jedoch noch nicht bezahlt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn WooCommerce auf die Bestätigung einer Bezahlschnittstelle wartet.
  • Abwicklung: Die Bezahlung ist eingegangen, der Warenbestand wurde gemäß den bestellten Produkten reduziert. Nun wartet die Order auf die Abwicklung beziehungsweise den Versand.
  • In Wartestellung: Der Warenbestand wurde bereits reduziert, du musst jedoch noch den Eingang der Bezahlung bestätigen – indem du die Order auf einen der beiden folgenden Status stellst. Unter anderem die Bezahlart „Überweisung“ nutzt diesen Status, in Abgrenzung zu „Zahlung ausstehend“.
  • Fertiggestellt: Der finale Status. Die Bestellung ist bezahlt und du hast sie vollständig ausgeliefert.
  • Abgebrochen: Die Bestellung wurde durch dich oder durch den Kunden abgebrochen. Zweiteres kann der Fall sein, wenn der Bezahlvorgang bei einem Bezahldienstleister nicht komplett durchgeführt wird.
  • Rückerstattet: Du hast die Bestellung sowie die zugehörige Bezahlung zurückerstattet, etwa bei falscher Lieferung oder im Rahmen einer Kundenreklamation. Dieser Status ist vor allem für interne Prozesse wie die buchhalterische Abrechnung wichtig.
  • Fehlgeschlagen: Der Bezahlvorgang konnte nicht erfolgreich beendet werden, beispielsweise bei nicht vorhandenem Guthaben oder aufgrund von Fehlern in der Übermittlung. Unter anderem bei PayPal kann es manchmal dauern, bis dieser Status übermittelt wird, die Transaktion steht dann so lange auf „Zahlung ausstehend“.

Hinweis: Je nach deinen generellen Einstellungen, aber auch je nachdem welche Bezahl- und Versandvarianten du deinen Kunden anbietest, kommen in deinem Shop gegebenenfalls nicht alle dieser Status zum Einsatz. Zudem werden die einzelnen Möglichkeiten von einigen Bezahldienstleistern, Schnittstellen und WooCommerce-Erweiterungen unterschiedlich gehandhabt. Es kann also sein, dass ein Status in deinem Onlineshop nicht exakt die Auswirkungen hat, wie sie hier beschrieben sind.

Tipp: Falls die Standard-Statusmeldungen nicht ausreichend für dich oder für ein angeschlossenes Warenwirtschafts-System sind, bietet WooCommerce mit dem Plugin Order Status Manager eine kostenpflichtige Lösung.

Ein weiteres wichtiges Element ist die Bestell-ID („Order ID“). Wo sie angezeigt wird und wie du sie nutzt, dazu gleich mehr. WooCommerce weist jeder Bestellung eine eindeutige Bestellnummer beziehungsweise Bestell-ID zu. Sie wird unter anderem in der E-Mail-Bestellbestätigung an deine Kunden angezeigt. Wenn du diese dazu verpflichtest, die Nummer bei Banküberweisungen, in Reklamationsfällen etc. mit anzugeben, erleichterst du dir die Arbeit erheblich.

„Order IDs“ nutzen den gleichen Stamm wie die IDs von Beiträgen in WordPress. Sie sind daher nicht fortlaufend nummeriert. Falls du eine solche Nummerierung benötigst oder auf ein bestimmtes Präfix angewiesen bist, helfen dir möglicherweise die Plugins WooCommerce Sequential Order Numbers oder Sequential Order Numbers Pro weiter.

Schauen wir uns die Übersicht der Bestellungen im Einzelnen an:

bestellungen

  • Mit dem Button Bestellung hinzufügen lässt sich eine Order manuell erfassen und mit zugehörigen Produkten versehen. Das kann dann der Fall sein, wenn du (vereinzelte) Bestellungen nachpflegen willst, die beispielsweise über Offline-Kanäle eingegangen sind.
  • Über die Funktionen darunter kannst du nach einzelnen Bestellungen suchen (hier können Bestelldaten wie die Bestellnummer aber auch Produktnamen eingegeben werden), nach Kunden suchen, den Orderstatus filtern, sowie zuvor angehakte Bestellungen massenhaft löschen oder als „abgeschlossen“ markieren (mittels der Option Aktion wählen).
  • Das Icon vor der Spalte „Bestellung“ stellt wichtige Statusangaben wie „Bestellung fehlgeschlagen“ symbolisch dar.
  • Die Spalte Bestellung selbst zeigt zunächst die Bestell-ID. Danach werden der Kundenname und die E-Mail-Adresse des Kunden gelistet.
  • Bei Klick auf den Verweis „x Posten“ bei gekaufte Artikel öffnet sich eine Liste der gekauften Produkte.
  • Versand nach weist die Kundenadresse sowie die Versandart aus.
  • Die beiden anschließenden Icons weisen auf vorhandene Kundennachrichten oder Bestellnotizen hin (siehe den Abschnitt „Kundennotiz“ hier). Wenn du mit der Maus über die Symbole fährst, werden zugehörige Nachrichten angezeigt.
  • Es folgt das Datum der Bestellung.
  • Bei der Gesamtsumme ist zusätzlich die Bezahlart ersichtlich.

Über die Buttons bei Aktionen kannst du – in der genannten Reihenfolge – den Status „Abwicklung“ setzen, eine Order abschließen oder in die Detailansicht der Bestellung wechseln (Aktion „Anzeigen“, dazu gleich mehr). Manche WooCommerce-Plugins fügen hier noch weitere Buttons hinzu. Mit Hilfe der „Aktionen“ lassen sich die wichtigsten Arbeiten mit einem Klick erledigen.

Einzelansicht der Bestellungen

Um eine Bestellung im Detail anzusehen klickst du auf die Bestell-ID oder auf die eben erwähnte Aktion „Anzeigen“:

Zur Bestellung

Hier lassen sich zahlreiche Eigenschaften der Bestellung, der enthaltenen Posten sowie der berechneten Preise manuell abändern. Zudem kannst du neue Produkte, Gebühren und Versandkosten hinzufügen.

Hinweis: Die meisten Angaben können nur dann editiert werden, wenn der Bestellstatus auf „In Wartestellung“ oder „Zahlung ausstehend“ steht.

Tipp: Mit all diesen Möglichkeiten solltest du sehr sparsam umgehen, insbesondere was die Änderungen von Preisangaben, berechneten Steuern und ähnlichem mehr anbelangt. Sonst können schnell unschöne oder nicht mehr nachvollziehbare Abweichungen in deiner gesamten Buchhaltung entstehen. Wenn du des Öfteren bestimmte Angaben händisch anpassen musst, dann spricht dies für ein strukturelles Problem in den Einstellungen deines Shops oder bei der Erfassung der Produkte.

Im Einzelnen bietet WooCommerce folgende Optionen:

bestellung-detail

Im oberen Bereich kannst du das Bestelldatum und die Uhrzeit anpassen, ebenso den Bestellstatus. Unter Kunde siehst du, ob es sich um eine Gastbestellung oder aus einem Kundenaccount heraus handelt. Ist letzteres der Fall, erscheint an dieser Stelle zudem ein Link „Weitere Bestellungen anzeigen“, über den du dir alle Bestellungen des jeweiligen Kunden anschauen kannst. Gleichzeitig könntest du bei „Kunde“ einen anderen bereits existierenden Kundenaccount zuweisen. Das macht beispielsweise dann Sinn, wenn du Dubletten zusammenführen möchtest.

Rechts siehst du Angaben zu den Rechnungs- und Versanddetails. Mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol können auch diese angepasst werden, etwa wenn dir der Kunde eine korrigierte Adresse zukommen lässt. Es folgt der Abschnitt „Bestellung Artikel“. Er führt alle in der Bestellung enthaltenen Positionen auf:

  • Wenn du Produkte mit der Checkbox auswählst, kannst du unten im Auswahlfeld Aktionen die selektierten Positionen löschen sowie ihren Lagerbestand reduzieren oder auch erhöhen. Diese Aktionen musst du abschließend mit dem Symbol rechts neben dem Auswahlfeld ausführen.
  • Mit einem Klick auf das Produktbild oder den Produktlink gelangst du zur Bearbeiten-Ansicht des jeweiligen Produkts.
  • Wenn man auf das Bleistift-Symbol am Ende jeder Produktzeile klickt, lassen sich die Angaben zur Anzahl und zu den Preisen einer Position editieren. Dazu gleich mehr. Mit dem X-Symbol rechts daneben löschst du einzelne Produkte beziehungsweise Positionen.
  • Das gleiche gilt für die Zeile der Versandmethode, im abgebildeten Fall der „Versandkostenpauschale“. Hier lässt sich zudem die Versandmethode selbst anpassen.
  • Weiter unten kannst du die Gesamtsumme der Bestellung verändern. Wie bereits erwähnt, ist von solchen manuellen Berechnungen abzuraten.
  • Mittels der Schaltfläche Position(en) hinzufügen öffnet sich ein Auswahlfeld, durch das sich unter anderem weitere Produkte an die Bestellung anfügen lassen. Auch hierzu gleich mehr.
  • Wenn eine einzelne Bestellung einer unterschiedlichen Besteuerung bedarf, die sich im Shop nicht abbilden lässt (In diesem Fall Vorsicht vor rechtlichen Stolperfallen), so kannst du dies über Steuer hinzufügen anpassen.
  • Klickst du auf Rückerstattung, dann lassen sich ein Erstattungsbetrag sowie ein Grund der Erstattung eingeben. Diesen Betrag kannst du manuell oder automatisiert (Option „über Überweisung“) auszahlen. Für Letzteres muss der Kunde jedoch über einen Anbieter beziehungsweise über eine Schnittstelle bezahlt haben, die automatische Rückerstattungen via WooCommerce unterstützt: rueckerstattung
  • Falls du die Preise oder Steuerangaben einzelner Positionen manuell abänderst, lassen sich die summierten Werte mittels Steuern berechnen oder Summe berechnen aktualisieren.

Hinweis: Insbesondere wenn weitere Plugins installiert sind, die in die Preisdarstellung eingreifen, kann es bei der Neuberechnung zu unerwünschten Nebeneffekten kommen. Bestellungen, die händisch angepasst wurden, solltest du also stets mit all ihren Zwischen- und Endsummen überprüfen.

Nun noch die Möglichkeiten, wenn du eine einzelne Position editierst (über das „Bleistift“-Symbol):

position-bearbeiten

  • Es öffnen sich Felder für die Gesamtsumme und die Mehrwertsteuer (bei Verwendung von Gutscheinen vor und nach einer eventuellen Rabattierung) sowie für die Anzahl des Produkts.
  • Mittels Meta hinzufügen lassen sich bei variablen Produkten die Produkteigenschaften anpassen oder ergänzen (Beispiel: Statt dem „roten“ Kleid will der Kunde doch lieber das „blaue“).
  • Die Buttons am unteren Rand ändern sich in der Editier-Ansicht. Mit ihnen kannst du die Bearbeitung Abbrechen oder Speichern.
  • Weiterhin lassen sich an dieser Stelle Produkt(e) hinzufügen. Gib hierzu einfach einen Teil des Produktnamens in das erscheinende Dialogfeld ein.
  • Wenn man Gebühr hinzufügen wählt, so wird in der Bestellung eine weitere Kostenposition unterhalb der „Versandmethode“ angelegt. Sie dient etwa zur Abrechnung besonderer Aufwände, die nicht im Bestellprozess deines Shops enthalten sind (Stimme dich mit deinem Anwalt ab, wie und in welcher Form du gegebenenfalls darauf hinweisen musst, dass sich der Preis nach der eigentlichen Bestellung noch einmal ändern kann). Den Namen der Gebühr kannst du frei bestimmen, ebenso den Preis und die Steuer hierfür: gebuehr-hinzufuegen
  • Ähnlich kommt mittels Versandkosten hinzufügen eine neue Zeile „Versand“ hinzu (unterhalb der bereits existierenden Zeile, in unserem Beispiel der „Versandkostenpauschale“). Auch hier kannst du den Namen (Feld „Versandname“) sowie die Kosten individuell festlegen.

Bei der letztgenannten Option lassen sich alternativ die bereits vordefinierten Versandarten verwenden (siehe diesen Beitrag). Dies geschieht über ein Auswahlfeld unterhalb von „Versandname“. Allerdings werden dabei die entstehenden Kosten nicht in jedem Fall automatisch berechnet, so dass du diese manuell hinzufügen musst.

Bleibt noch der rechte Seitenbereich der Bestellungs-Einzelansicht:

bestellung-sidebar

Hier lassen sich weitere Aktionen zur Bestellung ausführen, dazu gleich mehr. Des Weiteren kannst du eine angepasste Bestellung speichern oder in den Papierkorb verschieben (den Papierkorb selbst findest du danach zu Beginn der Übersicht aller Bestellungen). Letzteres kann bei Testbestellungen oder Dubletten der Fall sein.

Im Bereich Bestellung Notizen hinterlegt WooCommerce automatisch bestimmte Statusänderungen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn du einen Bearbeitungsschritt im Nachhinein nachvollziehen musst, zum Beispiel im Rahmen einer Kundenreklamation. Am Ende der Box kannst du eigene Notizen für administrative Zwecke hinzufügen. Das Auswahlfeld muss dabei auf „Private Notiz“ gestellt sein, im Gegensatz zur Kundennotiz:

private-notiz

Nun noch eine Übersicht der Aktionen, die sich ganz oben in der Sidebar finden:

bestellung-aktionen

An dieser Stelle lassen sich einzelne Bestell-E-Mails erneut senden, etwa wenn der Kunde eine Benachrichtigung nicht erhalten hat oder eine falsche E-Mail-Adresse hinterlegt war. Klicke hierzu einfach auf den jeweiligen E-Mail-Typ (etwa „Neue Bestellung“) und danach auf die Kreis-Schaltfläche neben dem Auswahlfeld.

Auf die gleiche Weise kannst du – bei herunterladbaren Produkten – Download-Berechtigungen generieren. Diese Variante kommt dann zum Einsatz, wenn die Berechtigungen nicht automatisch erstellt werden (siehe die letzten Abschnitte hier), oder wenn der Kunde den Download nicht ausführen kann.

Allgemeine Fragen zum Bestellprozess in WooCommerce kannst du gerne in den Kommentaren stellen.

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Redakteur bei MarketPress. Blogger aus Leidenschaft, Corporate Blog & Content Marketing Trainer, Buchautor (u.a. "Blog Boosting"). Mit-Organisator des WP Camp Berlin.

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Kommentare

11 Kommentare

  1. #1

    Ich möchte bei der Bestellübersicht eine oder mehr Bestellungen auswählen und mit dem Status “storniert” versehen.

    Leider wird mir diese Aktion gar nicht angezeigt. Mir werden nur folgende Optionen ermöglich: Papierkorb, In Bearbeitung, Wartend, Fertiggestellt.

    Wie und wo kann ich einstellen, dass mir auch die Aktion “Storniert” angezeigt wird?

    Vielen Dank im Voraus.

    Grüße

  2. #3

    Hallo Michael

    Ich bin seit ca. 2 Wochen mit der Einrichtung eines Online Shops für den Verkauf von Kochkursen beschäftigt und nutze dabei regelmässig die Tutorials von marketpress – echt super was da alles zu finden ist!! Kurz eine Frage zu Bestellungen / Rückerstattungen mittels PayPal. Wird dabei eine Rückerstattung automatisch durch Anwählen der Rückerstattung ausgelöst oder muss dies manuell geschehen?

    Herzliche Grüsse!

    Rahel

  3. #6

    Hallo,

    ich habe ein Problem mit Paypal – hier erhalte ich zwar die Zahlung via Paypal und auch die Email mit dem Eingang der Bestellung allerdings tauchen Bestellungen welche mit Paypal bezahlt wurden nicht im Adminbereich auf. Und auch im Kundenbereich bleibt der Status trotz Zahlung auf “Warte auch Zahlungseingang” stehen.

  4. #7
    Jessica Gathmann

    Hallo,wir sind gerade noch mit der Einrichtung des Shops beschäftigt. Gibt es eine Möglichkeit das automatisch 2 Bestellungen eines Kunden ,die im laufe des Tages erfolgen,zusammen zu fassen? Sodass ich nur noch die Versandkosten anpassen muss,damit diese nicht doppelt gezahlt werden?
    liebe Grüße

  5. #8

    Ich suche nach einer Möglichkeit am Ende des Monats aus den Bestellungen die ganzen Rechnungen runterzuladen und die Buchhaltung damit machen zu können. Wie geht das? Bis jetzt erstelle ich für jede Bestellung eine Rechnung einzeln … das kanns ja nicht sein.

  6. #10

    Hallo,

    vielen Dank für die tollen Tutorials etc.
    Ich wollte wissen, ob es möglich ist, dass die Bestellungen auf eine externe Email gehen können. Sodass unsere Mitarbeiterin nicht in die WordPress-Oberfläche muss.

    Liebe Grüße
    Tobi

  7. #11

    Hi, was genau passiert im Woocommerce System (und warum) mit dem Status “Zahlung ausstehend” und “Wartend”? Wenn ich diese so speicher, erhalte ich automatisch nach einer gewissen Zeit eine “Bestellung abgebrochen” – obwohl dies nicht der Fall ist;

    Ich möchte dies bspw. verwenden bei SEPA-Bezahlungen oder Vorkasse und auf den tatsächlichen ZE auf dem Konto warten, bevor ich die Ware versenden und den Bestellvorgang als “Fertiggestellt” im System abspeicher.

    Vielen Dank!

    /Jens Bünger

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